وبلاگ تخصصي جغرافيا و برنامه ريزي شهري
درباره سایت
آخرین مطالب
امکانات وب
مقاله: فناوري اطلاعات و بهينه سازي مديريت دانش: ابزارها و چالش ها
نام نشريه: فصلنامه كتابداري و اطلاع رساني (اين نشريه در پايگاه اطلاعات علمي جهاد دانشگاهي به نشاني www.SID.ir نمايه مي شود)
شماره نشريه: 50 _ شماره دوم، جلد 13
پديدآور: اعظم نجفقلي نژاد، علي صادق زاده
مترجم:
چكيده
با توجه به گسترش روزافزون كاربرد فناوري اطلاعات در سازمانها، استفاده از آن براي مديريت دانش نيز رو به افزايش است. فناوريهايي مانند شبكههاي سطح محلي (LAN)، اينترانت، اينترنت، ايميل، پايگاههاي اطلاعاتي سازمان و ... همگي نقش مؤثري در مديريت دانش ايفا كردهاند. از سوي ديگر، قابليت دسترسي بيشتر، ارائه نرمافزارهاي پيشرفتهتر و كاهش هزينهها و استقرار تجهيزات رايانه، نقش پشتيبان فناوري اطلاعات براي مديريت دانش را بيش از پيش نموده و پيشرفتهاي قابل توجهي در رفتار هوشمندانه و مبتني بر دانش سازمانها و افراد آنها به وجود خواهد آورد.
آنچه در فناوري اطلاعات مهم است «تفكر اطلاعاتگرا» يا تفكري است كه از مجموعهاي از اطلاعات مفيد و موثّق تشكيل شده است. به عبارت ديگر، آنچه اطلاعات توليد ميكند، فكر انسان خردمند است نه ابزار. فناوري اطلاعات بيشترين سهم را در مديريت دانش داشته است، به طوري كه پشت همه فعاليتهاي مديريت دانش، فناوري اطلاعات نهفته است. اما فناوري اطلاعات تنها مؤلفه مديريت دانش نيست، بلكه مؤلفههايي نظير تحول ساختار سازماني و فرايند تصميمگيري و ... نيز از ديگر اجزاي مديريت دانش به شمار ميروند (فرهادي، 1383، نقل شده در آخشيك، 1386).
بيشتر تجزيه و تحليلها بر اين است كه پيدايش فناوريهايي مانند اينترنت و سيستمهاي مبتني بر دانش، توزيع دانش و اجراي مديريت دانش را تسهيل ميكنند، اما اين نگرش نيز وجود دارد كه فناوريهاي مزبور در واقع ضد دانش و مديريت دانش هستند و فقط موجب انباشت اطلاعات ميشوند نه دانش (شائمي برزكي، 1384:ص39)
بنابراين، مديريت دانش با مشكلات مبهم و غير روشمند روبهروست كه تعريف و محدوده مشخصي ندارد. هدف از مقاله حاضر، بيان نقش و كاربرد ابزارهاي فناورانه نوين براي بهينهسازي مديريت دانش از قبيل اينترانت، پايگاههاي اطلاعاتي سازمان و ... ، ادامه نمونههايي از به كارگيري فناوري اطلاعات در پيشبرد مديريت دانش در ايران و كشورهاي ديگر و بيان تأثيرهاي مطلوب و احتمالاً ناكارآمد اين ابزارها در مديريت دانش ميباشد.
كليدواژهها: مديريت دانش، فناوري اطلاعات
مقدمه
انقلاب دانش در راستاي تمركز شفاف و فراگيري كه بر شعار «دانش، قدرت است» دارد، تغييرات عميقي در حوزه علوم و فناوري ايجاد كرده است (شريف، 1387:ص.98). طبق نظر «دراكر» تغييرات دانش در مواجهه با سه انقلاب صنعتي، بهرهوري و مديريت، به شرح جدول زير بوده است:
جدول1. سه انقلاب و تغيير اساسي دانش
اول دوم سوم
انقلاب صنعتي بهره وري مديريت
كاربري دانش ابزارها، فرايندها و محصولات نيروي كار دانش كار
منبع: دراكر، 1993
چنانكه ملاحظه ميشود، انقلاب سوم، انقلاب مديريت است كه در آن دانش براي خود دانش به كار گرفته شد (منوريان، 1374).
با ورود به عصر اطلاعات و ظهور شركتهايي كه تنها داراييهاي آنها از جنس دانش است، دانشمندان اقتصاد با وضع جديدي روبرو شدند؛ بدين معنا كه توليد و درآمدزايي در اين گونه شركتها تنها به واسطه «دانش سازماني اعم از دانش افراد و مجموعه كلي شركت» صورت ميپذيرد (معيني، 1384).
«تام استوارت» در سال 1994 طي مقالهاي در مجلة فورچون، اين مسئله را به شركتها يادآوري كرد كه به آنچه ميدانند (سرمايه فكري) بيش از آنچه دارند (سرمايه مادي) اهميت دهند.
«استنفورد رومسر» ، دانش را تنها منبع بيپاياني ناميد كه با استفاده بيشتر، حجم آن بيشتر ميشود. شركتهايي نظير «داوكميكال» و «اسكانديا» و مشاوران آي.بي.ام ، «مديران ارشد دانش» و «مديران سرمايههاي علمي» را به استخدام در آوردهاند تا بر سرمايه دانش شركتها نظارت و مديريت كنند (اخوان و جعفري، 1384: ص.26).
چرخه حيات دانش ونقش فناوري در آن
برخي بر اين باورند كه دانش، در ذهن داننده آن شكل گرفته و مورد استفاده قرار ميگيرد (داونپورت و لارنس، 1998، نقل در شريف، 1387: ص.99). به عبارت ديگر، دانش، صرفاً ذهني است و آنچه به صورت عيني در هر شكلي (شفاهي يا مكتوب) ظهور يابد، ديگر دانش نيست و اطلاعات يا داده محسوب ميشود. به نقل از منوريان، دانش صريح به قله يخ و دانش ضمني به بقية يخ كه زير آب است، تشبيه ميشود. فقط 20% دانش صريح ميباشد و 80% باقيمانده، ضمني است (منوريان، 1374).
موضوع مورد بحث مديريت دانش، آنگونه كه «نوناكو و تاكهچي» (1995) بيان ميدارند، دانش ضمني و صريح است. در اين الگو، فرايند شكلگيري دانش در سازمان، چنين ارائه ميشود:
شكل2. چارچوب اشتراك دانش در سازمان
در اين چارچوب، جامعهپذيري، فرايند اشتراك دانش است. برونيسازي، فرايندي است كه طي آن، آنچه فرد ميداند، عيني ميشود. در فرايند تركيب، منابع متعدد دانش عيني، براي خلق دانش جديد، با يكديگر تركيب ميشود. در نهايت، فرايند درونيسازي، دانش عيني را دروني ميكند (آنكائول، 2007، ص516 نقل شده در شريف، 1387:ص.101). فناوري از جامعهپذيري، برونيسازي، درونيسازي و تركيب دانش پشتيباني ميكند و به تسهيل اشتراك و خلق دانش ميانجامد (شريف، 1387:ص.101).
«هالدين هرگال» (2000) اظهار ميدارد، بخش زيادي از دانش عيان از طريق فناوري اطلاعات مدرن ميتواند اشاعه پيدا كند. اما انتشار دانش نهان به لحاظ تكنولوژيكي مشكل است. شايد امروز، و در آينده، فناوري پيشرفته اين اشاعه را در تعامل چهره به چهره مصنوعي، از طريق انواع مختلف جلسات و با تصويرها و شكلهاي مختلف تسهيل كند (Mohemed، P.105: 2006).
قسمت عمده توجه فناوري اطلاعات در ابتكارهاي مديريت دانش، به تبديل دانش ضمني به دانش صريح مربوط ميباشد. باز هم فناوري اطلاعات است كه دهههاست دادهها و تواناييهاي ارتباطهاي اطلاعاتي را فراهم ميآورد (رادينگ، 1383: ص62).
مديريت دانش در سازمانها
امروزه ساختار محيط دانش كه سازمانها بايد در آن فعاليت كنند، تحت تأثير روندهاي محيط دانش مثل انفجار دانش، تخصصي شدن امور، جهاني شدن دانش و ... قرار گرفته است. به واسطة تأثير اين روندها، مديريت دانش به عنوان تلاشي براي تطبيق با تغييرات محيطي مطرح شده است. «دي مايتا و اودر» بر اين باورند كه ريشه مديريت دانش، از دو تحول بنيادين، «كوچكسازي» و «توسعه فناوري» حاصل شده است. در دهة هشتاد، كوچكسازي كه راهبرد مناسب كاهش هزينههاي بالابري و افزايش سود بود، به از دست رفتن دانش با اهميت انجاميد، زيرا كاركنان با ترك سازمان، دانشي را كه طي سالها اندوخته بودند، با خود ميبردند. با گذشت زمان، سازمانها متوجه شدند سالها اطلاعات و تجربة با ارزش را از دست دادهاند و اينك مصمم بودند خود را از تكرار اين آسيب مصون بدارند. اين امر مديريت را وادار كرد در تلاش براي حفظ و نگهداري كاركنان، دانشي براي تضمين آينده شركت، راهبرد مديريت دانش را اتخاذ نمايد (قليزادهآذري و اسدي، ص.28). اين مديريت، ابزاري است براي ذخيره كردن و انتقال دانش نهان (مهارتهاي شناختي، گمانها، ايدهها، تجربهها) يا آشكار (عملكردي، حقايق، پايگاههاي داده) به ديگران (making knowledge management fly، P.18: 2007). بنابراين، در جامعة امروزي، مديريت دانش مبنايي مهم از مديريت سازماني نوين روز است (wild،2008). با توجه به تجربيات شركتهاي آمريكايي، ميتوان اين پست را با حروف اختصاري CKO نشان داد كه همان مديريت دانش يا CKO در شركتها و مؤسسههاست.
مديريت دانش متشكل از فرايندهاي متعددي مشتمل بر: «توليد دانش جديد، دسترسپذير كردن دانش از منابع خارجي، بازنمودن دانش در اسناد و پايگاههاي داده، بهكارگيري دانش در فرايندها، محصولات يا خدمات، انتقال دانش موجود در سازمان، بهكارگيري دانش موجود در تصميمگيري، تسهيل رشد دانش از طريق فرهنگ و انگيزه، سنجش ارزش سرمايههاي دانشي و تأثير مديريت دانش است (Rowley، 1999:ص.417 در Ray، 2008). انجام اين فرايندها مستلزم بهكارگيري فناوريهاي اطلاعاتي در مديريت دانش ميباشد (Ray، 2008).
شركت ارتباط از راه دور آلمان، زيمنس ، نمونه بهكارگيري موفق مديريت دانش را نشان ميدهد. آنها اخيراً قراردادي را برنده شدند كه قرار بود يك شبكه ارتباط از راه دور را در بيمارستانهاي سوئيس بسازند. با وجود اينكه آنها فقط 30% بالاتر از پايينترين خريدار بودند، رمز موفقيتشان سيستم مديريت دانش آنها بود كه به نمايندگان فروش شركت اجازه داد تا شركت زيمنس، معتمدتر از رقبايشان ظاهر شود (Ray، P.157:2008).
تنها در ايالات متحده 60 ميليون نفر قبل از سال 2025 بازنشسته خواهند شد و سرمايه بزرگ صنعت، بخصوص دانش با آنها بازنشسته ميشود. اين تهديد بزرگ در حالي كه احتمال از بين رفتن سيستم و ارتباط، بخصوص دانش وجود دارد، فرصتي براي مزاياي رقابتي است. شركتهايي كه افرادشان را با انگيزههاي فرهنگي، روشها و ابزارهايي براي كسب بهتر و انتقال دانش در سراسر مرزهاي سياسي، سازماني و جغرافيايي مجهز ميكنند، نسبت به رقبايشان بهتر عمل ميكنند. به عنوان مثال، سازمانهاي ايالات متحده حدود 85 بيليون دلار در سال 2008 بر روي فعاليتهاي مديريت دانش سرمايهگذاري كردند كه نسبت به سال 2007، 16% رشد داشته است. از اين رقم، حدود 13 بيليون دلار صرف خدمات شخص ثابت ميشود و 7/14 بيليون دلار آن براي پشتيباني داخلي هزينه ميگردد (murphy، P.8:2008). اين مطلب در شكل زير ارائه شده است:
شكل3. هزينه مديريت دانش و رشد آن در سال 2007-2008
هدفهايي كه راهبرد سازماني از رهگذر مديريت دانش دنبال ميكند، با اجراي چهار گام اساسي به دست ميآيد كه در حقيقت گامهاي فرايند مديريت دانش را تشكيل ميدهند:
1- ايجاد و يا گردآوري دانش 2- ساختاردهي و ارزش بخشي به دانش جمعآوري شده 3- انتقال و تبادل دانش 4- ايجاد ساز و كارهاي مناسب به منظور بهرهگيري و استفادة مجدد از اين دانش، چه در بُعد فرد و چه در قالب گروههاي درون سازماني.
دستيابي به چنين هدفهايي، تنها از طريق بهرهگيري از ابزارهاي مديريت دانش امكانپذير است. فناوري كه دانش را گسترش ميدهد و امكان زايش و رشد دانش را فراهم و كدگذاري و انتقال اين داراييها را ممكن ميسازد، از جمله ابزارهاي مديريت دانش است (چيت سازيان، 1385:ص.30).
راهكارهاي رسيدن به يك سيستم دانش مدار
براي راهاندازي يك سيستم مديريت دانش موفق، راهكارها و ايدههاي مختلفي وجود دارد. اكثر راهكارها را ميتوان براساس الگوهاي زير دستهبندي نمود:
• مبتني بر فناوري
• مبتني بر سازمان و نيازهاي آن
• سيستمي عمومي و قالببندي شده
• بسترسازيهاي لازم براي تفكر بر پاية دانش.
با يك نگرش جامع به موضوع، ميتوان دريافت كه شايد اجراي همزمان اين راهكارها، در صورت تدوين يك طرح از قبل پيشبيني شده، ميتواند موفقيت چنين طرحهايي را بيش از پيش تضمين نمايد (ماهيار و امامي:ص.12).
ابعاد مديريت دانش
از مطالعه انجام شده توسط «علوي و ليدنر» (1999) براي رسيدن به مفهوم مديرت دانش، سه بُعد نمايان شده است.
از بُعد اطلاعاتي، مديران به جاي اينكه مديريت دانش را سيستمي براي نگهداري خود دانش تلقي كنند، وسيلهاي براي رديابي اينكه چه كسي دانش را حفظ و چطور آن را جايابي ميكند، ميدانند.
از بُعد فناوري، مديران، مديريت دانش را با فناوري موجود پيوند ميدهند. اين فناوري شالودة فناوري سازماني را از قبيل مجموعههاي داده، اينترانتها، وب جهانگستر و نيز ابزارهاي موجود شامل موتورهاي جستجو، مواد چند رسانهاي و ابزارهاي تصميمگيري، تشكيل ميدهد. قابليتهاي فناوري شناخته شده مشتمل است بر زير بناي IT جهاني ، پايگاههاي داده يكپارچه ، عملكرد متقابل سيستمهاي موجود ، نظامهاي خبره و مجموعه متداولي از محصولات وب و ايميل.
از بُعد فرهنگ، اين پژوهشگران يادگيري سازماني، ارتباطات و پرورش مالكيت علمي را به عنوان عناصر مديريت دانش شناسايي كردند. قابليتهاي فرهنگي شناسايي شده شامل كارگروهي و اشتراك دانش است، بر خلاف اين حقيقت كه بسياري از فناوريها از قبيل ايميل، مجموعههاي جمعي و وب جهانگستر به عنوان كاتاليزور، عامل تغييرات فرهنگي در اشتراك اطلاعات هستند (wild، p.493 :2008). جنبههاي مديريت دانش در شكل 5 ترسيم شده است.
به كارگيري فناوري اطلاعات پيشرفته، سازمانها را قادر ميسازد از امتيازهاي فكري خود بهره بيشتري ببرند (امانتي، 1381: ص42-43). اعتقاد بر اين است مديريت دانش نظامي است كه مستلزم تخصص ويژهاي است و اين تخصص در اغلب سازمانها يافت نميشود و فناوري به تنهايي قادر به انجام آن نيست. هنوز فناوري مديريت دانش را نميتوان به عنوان طرح واحدي كه براي هر سازماني كار كند، در نظر گرفت. علت اين است كه فناوريهاي مكمل براي پشتيباني از مديريت دانش بندرت در طرحي واحد در دسترس هستند و نيز اكثر شركتها آنقدر متكي به بخشهاي خاصي از ساختار مديريت دانش هستند كه حتي اگر طرح همه جانبه و كامل جايگزين آنها شود، جداييناپذيرند. متأسفانه اين امر به موقعيتي منجر شده است كه بسياري از شركتها، مديريت دانش را از طريق ابزارها و فناوريهاي مفرط زايد و جديد، مورد توجه قرار ميدهند. به علاوه، اكثر شركتها و مهمتر از آن كاركنان دانشي آنها، سرمايهگذاريهاي زيادي در فناوري انجام دادهاند كه تقريباً در هدفها و نقشهاي مديريت دانش پيچيدگي ايجاد كرده است (murphy،P.8:2008). فناوري مورد استفاده براي پشتيباني مديريت دانش بايد پاسخگوي نيازهاي جديد باشد (murphy،P.8: 2008).
ساختار مديريت دانش
ساختار مديريت دانش متشكل از يك مخزن داده ، مديريت محتوا ، همكاري و ابزارهاي دسترسي است. اين ابزارها به سيستمهاي مديرت دانش كمك ميكند تا به صورت كارا و اثربخش، به تسخير، اشتراك و يافتن اطلاعات از طريق سيستمهاي مشترك بپردازند. در ادامه هر كدام از اين ابزارها بررسي ميشود (Honeycutt، P.169: 2000 در: Ray، P.163: 2008).
مخزن داده. عبارت است از: «فرايندي كه دادهها را استخراج و آنها را به شيوهاي كه براي تجارت معنادار است، سازماندهي ميكند» (Duffy، P.65: 2001 در: Ray، P.164: 2008).
مديريت محتوا. شامل بهكارگيري ابزارها و فرايندهايي براي حفظ و نگهداري اسناد است. اين ابزارها به كاربران اجازه ميدهد تا به سادگي به «ايجاد، انتشار، جستجو و مديريت اطلاعات» بپردازند. مديران، ابزارهاي وب پايه را به كار ميگيرند تا منابع اطلاعات را با همديگر ادغام كنند و دسترسي به ميزان متنوعي از پايگاههاي مشترك، راهنماها، اسناد و فرايندها را براي كاربران فراهم كنند. اين ابزارها اطلاعات را سازماندهي ميكنند و دسترسي به اطلاعات را بهبود ميبخشند.
همكاري (اشتراك). ابزارهاي اشتراك، سازمانها را با توانايي اشتراك بازخورد كاربر و «بهترين عمل در راستاي موجوديتهاي جهاني» مجهز ميكند (Trepper، P.206: 2000 در: Ray، P.164: 2008). هدف اشتراك عبارت است از «ايجاد سيستم مديريت اشتراكي و پايه كه از اشتراك دانش و بهكارگيري مجدد اطلاعات پشتيباني ميكند» (Honeycutt، P.170: 2000 در: Ray، P.164: 2008) رسيدن به اين هدف، مستلزم بهكارگيري ابزارهاي اشتراك ، جلسات بحث، زمانبنديهاي گروهي ، پست الكترونيكي و ... ميباشد (Duffy، 2001 در: Ray، P.164: 2008).
مدخلها و دسترسي. در نهايت سيستم مديريت دانش نيازمند ابزاري است كه براي كاربران دسترسي به پايگاه دانش را فراهم ميكند. يك پورتال اين دسترسي را از طريق يك رابط وب به پايگاه شركت يا مخزن داده فراهم ميكند.
بعد از ايجاد يك سيستم مديريت دانش، بزرگترين چالش اين است كه چطور كاربران سيستم با پايگاه دانش تعامل خواهند داشت. در واقع، بخش مهمي از هر سيستم مديريت دانش، تعليم افراد در مورد چگونگي استفاده از آن است. نبود آموزش، مانعي براي هر پروژه مديريت دانش تلقي شود (Ray، P.164: 2008).
برچسب:
نویسنده: بهمن امرايي عباسي